Le suivi de santé commence avant l’arrivée par la qualification du poste et des risques. L’employeur transmet les informations utiles au service de prévention et de santé au travail, organise le rendez-vous dans le bon délai et classe uniquement l’attestation ou l’avis qui lui est destiné. Il ne collecte pas le dossier médical.

Déclarer l’embauche avec un poste correctement qualifié

Avant la prise de fonction, décrivez le poste, le lieu, les horaires et les expositions. Signalez les situations qui imposent un suivi individuel renforcé ou adapté. Une mauvaise qualification peut conduire à programmer une simple visite d’information alors qu’un examen médical préalable est requis. Pour relier ce point à votre organisation, consultez aussi accompagnement en conseil social et RH.

Organiser la visite d’information et de prévention

Dans le cas général, la visite d’information et de prévention est réalisée dans un délai maximal de trois mois à compter de la prise effective du poste. Certaines catégories bénéficient d’un suivi adapté et des règles particulières existent notamment pour les apprentis, les travailleurs de nuit et les personnes exposées à des risques identifiés. Demandez au service de confirmer le délai applicable au dossier.

Une nouvelle visite peut ne pas être requise lorsque le salarié a occupé un emploi identique avec des risques équivalents, que le service dispose de la dernière attestation ou du dernier avis et qu’aucune mesure ni inaptitude récente ne s’y oppose. Ne décidez pas seul de cette dispense.

Repérer les postes qui exigent un examen avant l’affectation

Pour les salariés exposés à des risques particuliers, le suivi individuel renforcé comprend un examen médical d’aptitude réalisé par le médecin du travail avant l’affectation au poste. Le résultat attendu par l’employeur est un avis d’aptitude ou d’inaptitude, pas un diagnostic. Reliez la liste des postes concernés au DUERP et revoyez la après chaque changement d’équipement ou d’exposition. Vous pouvez compléter cette vérification avec nos guides de pilotage RH.

Classer ce que l’employeur reçoit

  • Convocation et preuve de transmission.
  • Attestation de suivi après une visite d’information et de prévention.
  • Avis d’aptitude ou d’inaptitude pour le suivi renforcé.
  • Préconisations relatives au poste, avec un accès limité.
  • Date de la prochaine échéance, sans donnée médicale.

Réagir à une absence au rendez-vous

Contactez le salarié pour connaître la raison sans demander de détail médical, informez le service et reprogrammez rapidement. Conservez la convocation, le constat d’absence et les démarches accomplies. Si le poste exige un examen préalable, ne laissez pas le salarié occuper le poste à risque tant que le service n’a pas rendu l’avis requis.

Point territorial : la méthode et les délais cités concernent la métropole et La Réunion. À Mayotte, confirmez le service compétent, les textes applicables et le délai avant l’affectation. La prévention et la qualification des risques restent à préparer dans tous les cas.

Lors d’une première embauche, replacez la visite dans la méthode complète de l’employeur et mettez à jour votre DUERP. Pour contrôler l’organisation, demandez un diagnostic social.

Mise en pratique

Organiser une embauche sans rupture dans le dossier

Une embauche réussie repose sur un enchaînement cohérent : décision, formalités, contrat, création du salarié, collecte des variables et premier bulletin. Chaque étape doit alimenter la suivante avec une information identique et vérifiable.

Les vérifications à inscrire dans le dossier

  • Valider le poste, le statut, la durée du travail, la rémunération et la convention collective.
  • Planifier les formalités et contrôles avant la prise de poste, avec un responsable identifié.
  • Comparer les données du contrat avec celles du logiciel de paie et du dossier salarié.
  • Relire le premier bulletin et corriger immédiatement toute différence avec les éléments convenus.

Une méthode simple de mise en œuvre

Utilisez une checklist datée, commune aux RH et à la paie. Elle doit distinguer ce qui est obligatoire, ce qui dépend de la situation du salarié et ce qui relève de l’organisation interne.

Les conditions peuvent varier selon le type de contrat, l’effectif, le secteur, le territoire ou les aides mobilisées. Une vérification à la date de signature reste indispensable.

Contrôler avant de clôturer

Avant de considérer le sujet comme traité, relisez les documents produits, rapprochez-les des données sources et faites valider les écarts. La personne qui contrôle ne doit pas se limiter à vérifier la présence d’un document : elle doit pouvoir expliquer la décision et son incidence sur la paie ou l’organisation.

Questions fréquentes

Comment déclarer l’embauche avec un poste correctement qualifié ?

Avant la prise de fonction, décrivez le poste, le lieu, les horaires et les expositions. Signalez les situations qui imposent un suivi individuel renforcé ou adapté. Une mauvaise qualification peut conduire à programmer une simple visite d’information alors qu’un examen médical préalable est requis.

Comment organiser la visite d’information et de prévention ?

Dans le cas général, la visite d’information et de prévention est réalisée dans un délai maximal de trois mois à compter de la prise effective du poste. Certaines catégories bénéficient d’un suivi adapté et des règles particulières existent notamment pour les apprentis, les travailleurs de nuit et les personnes exposées à des risques identifiés. Demandez au service de confirmer le délai applicable au dossier.

Comment repérer les postes qui exigent un examen avant l’affectation ?

Pour les salariés exposés à des risques particuliers, le suivi individuel renforcé comprend un examen médical d’aptitude réalisé par le médecin du travail avant l’affectation au poste. Le résultat attendu par l’employeur est un avis d’aptitude ou d’inaptitude, pas un diagnostic. Reliez la liste des postes concernés au DUERP et revoyez la après chaque changement d’équipement ou d’exposition.